Premièrement. – SOCIÉTÉ ORGANISATRICE, OBJET, DURÉE ET CHAMP D’APPLICATION

L’organisation du concours et du tirage au sort promotionnel est assurée par l’entreprise Civitatis Tours S.L. (ci-après désigné “CIVITATIS“), dont le siège social est situé Calle Coloreros 2, 28013, Madrid.

CIVITATIS organise, à des fins promotionnelles, le concours international “Civitatis x Avitour” (ci-après désigné le “Concours“), sur Internet, ouvert à toutes les agences inscrites sur la plateforme B2B de CIVITATIS (https://www.civitatis.com/fr/agences/).

Le concours débute le 15 octobre 2024 et se termine le 15 décembre 2024.

Nonobstant ce qui précède, CIVITATIS se réserve le droit de modifier les dates du Concours à sa convenance.

Deuxièmement. – CONDITIONS DE PARTICIPATION

Le concours est ouvert à toutes les agences (ci-après désignés “participants“) qui acceptent les présentes conditions générales et se conforment aux règles de participation suivantes :

• Être enregistré et avoir un profil valide sur la plateforme CIVITATIS B2B (https://www.civitatis.com/fr/agences/).
• Atteindre un chiffre d’affaires de plus de cinq cents euros (500 €) au cours de la période allant du 15 octobre 2024 au 15 décembre 2024.

Afin d’atteindre le nombre minimum de participants, seules les réservations effectuées entre le 15 octobre 2024 et le 15 décembre 2024 et qui n’ont pas été annulées seront prises en compte, à l’exclusion expresse des réservations effectuées avant le 15 octobre 2024 et dont la date d’utilisation se situe dans la période établie.

De même, seules les réservations d’activités touristiques, d’excursions et de transferts CIVITATIS payantes (c’est-à-dire qui impliquent un coût) seront prises en compte, et les réservations d’activités touristiques gratuites ou qui n’impliquent aucun coût seront expressément exclues du calcul.

Les agences doivent être enregistrées sur la plateforme CIVITATIS B2B avec le NIF ou un document d’identification fiscale équivalent pour les personnes morales, la participation des personnes physiques étant expressément exclue.

CIVITATIS se réserve le droit de retirer du montant total des ventes calculées, à sa seule discrétion, toutes les réservations qui sont annulées ou qui montrent des signes ou des soupçons de fraude, de manipulation ou de tout autre type de comportement frauduleux.

Trois. – PRIX, CONDITIONS DU CONCOURS ET ATTRIBUTION

Concrètement, les Agences gagnantes seront sélectionnées par tirage au sort à l’aide de l’application EasyPromos parmi toutes les Agences ayant rempli les conditions de participation.

Les participants qui n’auront pas suivi toutes les étapes de la dynamique seront automatiquement éliminés du tirage au sort. Tout profil qui s’avérerait faux ou qui commettrait des actes frauduleux sera également éliminé du tirage au sort.

Une fois que CIVITATIS connaîtra les gagnants, les noms seront communiqués à partir du 15 janvier 2025 par le biais de la Newsletter CIVITATIS, en publiant les noms des Agences récompensées avec le prix correspondant attribué.

Les prix susceptibles d’être attribués dans le cadre de ce concours sont notamment les suivants :

1. Trois prix distincts, consistant en une tablette Lenovo (modèle M10 Plus 10,6″, 128 Go) pour l’agent de voyage – de l’agence gagnante – ayant réalisé le chiffre d’affaires le plus élevé pendant la période du concours. Concernant les conditions du prix : (i) L’agence communiquera à CIVITATIS les coordonnées de l’agent de voyage ayant le chiffre d’affaires le plus élevé pour la gestion et la livraison de la tablette Lenovo. Ce prix est incessible et ne peut être échangé contre de l’argent ou tout autre Produit autre que les activités disponibles sur le Site Internet de CIVITATIS.
2. Cinq prix distincts, consistant en une carte cadeau Colruyt Group d’une valeur de cent euros (100 €). Concernant les conditions du prix : (i) Ce prix est incessible et ne peut être échangé contre de l’argent ou tout autre Produit autre que les activités disponibles sur le Site Internet de CIVITATIS.

Conditions générales applicables à tous les prix :

Dans le cas où le gagnant (Agence Gagnante) est domicilié à l’étranger (en dehors de l’Espagne ou de l’Union Européenne) et, dans le cas où CIVITATIS doit effectuer un transfert au gagnant pour l’une des limites susmentionnées, CIVITATIS effectuera préalablement la conversion correspondante de l’euro (EUR) au dollar américain (USD), selon le taux de change correspondant au jour du transfert, en effectuant le virement bancaire correspondant en dollars américains (USD), CIVITATIS étant expressément exonérée de toute responsabilité ou obligation quant au taux de change appliqué (soit par CIVITATIS et/ou la banque émettrice et/ou réceptrice), sans que le gagnant ne puisse se retourner contre CIVITATIS pour cette notion.

Tous les prix compris dans le présent tirage au sort (huit (8) prix au total) seront attribués à huit (8) agences différentes (la participation de chaque agence ne lui permet de gagner qu’un seul prix, sans pouvoir cumuler plusieurs prix). Si lors du tirage au sort, par erreur ou pour toute autre raison, une même Agence gagne un deuxième prix, elle ne pourra pas se voir attribuer un deuxième prix car elle a déjà gagné un précédent prix, et le prix sera tiré à nouveau au sort pour être attribué à une autre Agence qui n’a pas encore gagné de prix.

Si l’une des agences gagnantes ne peut être localisée ou contactée dans un délai de sept (7) jours calendaires à compter de la date de la communication de CIVITATIS, le prix sera attribué à l’agence suivante remplissant les conditions de participation et il sera entendu que la première agence gagnante renonce irrévocablement au prix attribué. Dans le cas où le Participant remplaçant ne peut être localisé dans un délai supplémentaire de sept (7) jours calendaires à compter de la communication envoyée par CIVITATIS, le prix sera perdu.

L’Agence gagnante sera responsable de toutes les charges fiscales que l’acceptation du prix peut entraîner, ainsi que de toutes les autres dépenses découlant du Concours qui ne sont pas expressément assumées par CIVITATIS dans les présentes Bases Juridiques.

Quatre. – IMPOSITION DU PRIX

Le prix décrit dans le présent règlement sera soumis à toutes les dispositions fiscales pertinentes, conformément à la législation espagnole en vigueur.

Le gagnant doit se conformer aux obligations fiscales inhérentes au prix attribué.

Dans la mesure où les participants à ce concours (agences inscrites sur la plateforme Civitatis B2B) exercent des activités économiques et que les prix obtenus dans le cadre de ce concours découlent de l’exercice de ces activités (c’est-à-dire des services d’agence de voyage), les prix ne seront pas soumis à la retenue à la source lorsque les gagnants sont des personnes morales résidant en Espagne. Il en va de même lorsque le gagnant n’est pas résident fiscal en Espagne mais qu’il existe un accord de non double imposition avec son pays de résidence. 

Si le gagnant n’est pas résident fiscal en Espagne et qu’il n’existe pas d’accord de prévention de la double imposition avec son pays de résidence, le prix sera soumis à la retenue de l’IRNR dans la mesure où il donne lieu à des droits qui doivent être exercés sur le territoire espagnol. Et ce, dans les termes et conditions établis par la réglementation fiscale en vigueur à tout moment et au pourcentage légalement en vigueur pour les non-résidents en Espagne.

CIVITATIS versera la retenue ou l’acompte correspondant, le cas échéant, à l’Agencia Estatal de Administración Tributaria (Finances publiques espagnoles) pour le compte du gagnant.

En dehors de cette contribution, l’accomplissement des autres obligations fiscales que l’attribution de ce prix implique pour les gagnants sera exclusivement à la charge du gagnant, CIVITATIS étant déchargée de toute autre responsabilité.

A cet effet, et dans les cas où cela est requis, CIVITATIS émettra et enverra un certificat avec les détails correspondant au prix qui a été attribué et la retenue ou l’acompte effectué, le cas échéant, conformément aux dispositions de la réglementation fiscale applicable en vigueur à tout moment.

CINQUIÈMEMENT – LES LIMITATIONS

En acceptant ces conditions générales, les participants consentent à ce que CIVITATIS exclue ou disqualifie ces inscriptions du concours.

Les inscriptions effectuées après la date de clôture du concours, ainsi que celles qui ne respectent pas les exigences établies dans la section deux des présentes bases juridiques, seront considérées comme nulles et non avenues. CIVITATIS se réserve le droit d’exclure du Concours les Participants qu’elle soupçonne ou détecte d’avoir participé de manière frauduleuse.

CIVITATIS peut exercer ce droit à tout moment, même après que les Agences gagnantes aient été notifiées, et se réserve le droit de retirer le prix attribué à l’Agence gagnante et de l’attribuer de manière aléatoire à un autre Participant. 

S’il s’avère que les gagnants ou les suppléants ne se conforment pas aux exigences du règlement ou ne fournissent pas la preuve de ce qui leur est demandé, leur participation sera considérée comme nulle et non avenue et ils seront automatiquement exclus du concours et perdront tout droit au prix attribué dans le cadre de ce concours.

Le prix attribué ne pourra faire l’objet d’aucun changement, modification ou compensation à la demande des gagnants, et ne pourra être échangé contre un autre Produit ou de l’argent. CIVITATIS se réserve le droit d’apporter toute modification, de suspendre ou de prolonger ce concours en cas de motif légitime et avec notification préalable sous forme légale.

Un délai de quinze (15) jours calendaires est établi à partir de la date d’attribution du prix, pour effectuer toute réclamation motivée par le présent Concours. Une fois les quinze (15) jours calendaires écoulés à compter de la date d’attribution du prix, l’attribution concrète du prix sera formalisée et/ou gérée.

Il est à noter que les participants ne sont pas tenus de payer un montant supplémentaire à CIVITATIS du fait du tirage proposé.

CIVITATIS se réserve le droit, le cas échéant, de remplacer les prix par d’autres de caractéristiques similaires.

Sixièmement. – EXCLUSION DE LA RESPONSABILITÉ.

A titre d’exemple et sans limitation, CIVITATIS ne sera pas responsable des circonstances suivantes :

• L’utilisation par le gagnant du prix faisant l’objet du présent concours.
• Les dommages de toute nature qui peuvent être dus à l’absence temporaire de disponibilité ou de continuité du fonctionnement des réseaux de télécommunications.
• Des services fournis par toute autre entité avec laquelle CIVITATIS collabore dans la prestation de services au gagnant, en conséquence des prix attribués, ainsi que ceux dérivés de la négligence dans la jouissance des prix.
• Les cas de force majeure ou de circonstances imprévues pouvant empêcher le déroulement du Concours ou la jouissance totale ou partielle du prix. Dans l’hypothèse où le Concours ne pourrait avoir lieu, soit en raison de fraudes détectées dans le cadre du Concours, soit en raison d’erreurs techniques, soit pour toute autre raison indépendante de la volonté de CIVITATIS et affectant le déroulement normal du Concours, CIVITATIS se réserve le droit d’annuler, de modifier ou de suspendre le Concours.

Sept. – PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Responsable du traitement des données : Les données personnelles fournies dans le cadre de la participation à ce concours seront traitées par CIVITATIS TOURS S.L. (CIVITATIS), dont le siège social est situé à C/ Coloreros 2, 28013, Madrid et dont l’adresse électronique de contact est civitatis@civitatis.com.

Délégué à la protection des données : Le DPD est une figure légalement prévue, dont les fonctions principales sont d’informer et de conseiller notre entité sur les obligations qui l’affectent en matière de protection des données à caractère personnel et d’en contrôler le respect.

En outre, le DPD sert de point de contact pour toutes les questions relatives au traitement des données à caractère personnel. Si vous avez des questions ou des suggestions concernant la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, vous pouvez le contacter à l’adresse suivante : dpo@civitatis.com.

Objectif du traitement des données : nous traitons les données à caractère personnel que vous nous fournissez aux fins suivantes :

a. Gérer leur participation à ce concours, ainsi que l’attribution des prix.

b. Faire connaître les gagnants du concours par les moyens décrits dans les présentes bases juridiques. En particulier, en publiant le nom commercial des Agences gagnantes dans la Newsletter de CIVITATIS.

La transmission des données aux fins indiquées est obligatoire, faute de quoi vous ne pourrez pas participer à ce concours.

Conservation des données : En règle générale, les données personnelles sont conservées pendant toute la durée du concours et, après le concours, pendant toute la durée de la responsabilité juridique liée au concours. Les données des gagnants resteront publiées pour une durée indéterminée.

Les données traitées pour l’envoi de communications commerciales (données d’identification et de contact) seront conservées indéfiniment, jusqu’à ce que l’utilisateur révoque son consentement ou s’oppose à ce traitement.

Base légale : La base légale du traitement de vos données est l’exécution de la relation contractuelle découlant de l’acceptation des conditions de participation au concours.

Conformément aux dispositions du présent règlement, l’un des prix consistera en la remise d’une Carte-cadeau CIVITATIS à l’agent de voyage de l’agence gagnante qui aura facturé le plus. En vertu de ce qui précède, l’Agence doit communiquer à CIVITATIS les coordonnées suivantes de l’Agent : Nom, prénom et adresse e-mail. L’Agence s’engage à respecter les obligations suivantes :

• Informer l’Agent du traitement de ses données personnelles conformément aux dispositions de l’article 13 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), y compris le transfert de ses données à CIVITATIS, après avoir obtenu son consentement expresse pour leur utilisation afin que CIVITATIS puisse le contacter et lui délivrer la Carte-cadeau de l’entité, en autorisant son transfert à cette fin.
• L’Agence doit fournir à CIVITATIS la preuve de l’accord obtenu de l’Agent, conformément à la lettre a) ci-dessus, comme condition préalable à la remise par CIVITATIS du prix sous forme de Carte-cadeau. CIVITATIS pourra suspendre la remise du lot si l’Agence ne prouve pas qu’elle dispose du consentement susmentionné.

Destinataires des données : Les données seront traitées de manière confidentielle, mais, en raison du déroulement du concours, les données des participants peuvent être transférées aux tiers suivants :

a. Les administrations publiques compétentes, dans les cas prévus par la loi et aux fins qui y sont définies.

b. Les coordonnées des gagnants seront publiées dans la newsletter de CIVITATIS.

Exercice des droits en vertu du GDPR : Toute personne a le droit d’obtenir la confirmation que nous traitons ou non des données à caractère personnel la concernant. Les personnes intéressées ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, ainsi que de demander la rectification des données inexactes ou, le cas échéant, de demander leur suppression lorsque, entre autres raisons, les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

Dans les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données, les personnes concernées peuvent demander la limitation du traitement de leurs données ou leur portabilité, auquel cas nous ne les conserverons que pour l’exercice ou la défense de droits.

Dans certaines circonstances et pour des raisons tenant à leur situation particulière, les personnes concernées peuvent s’opposer au traitement de leurs données. Si vous avez donné votre consentement pour une finalité spécifique, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait. Dans ce cas, nous cesserons de traiter les données ou, selon le cas, nous cesserons de les traiter pour cette finalité spécifique, sauf pour des raisons légitimes impérieuses, ou pour l’exercice ou la défense d’éventuelles réclamations.

En outre, la réglementation en matière de protection des données vous permet de vous opposer, le cas échéant, à ce que des décisions fondées uniquement sur un traitement automatisé de vos données soient prises à votre égard.

Les droits susmentionnés se caractérisent par les éléments suivants :

• Il est gratuit, sauf en cas de demandes manifestement infondées ou excessives (par exemple, caractère répétitif), auquel cas une redevance proportionnelle aux frais administratifs encourus peut être perçue ou un refus d’agir peut être opposé.
• Vous pouvez exercer vos droits directement ou par l’intermédiaire de votre représentant légal ou d’un bénévole.
• La réponse à votre demande doit être donnée dans un délai d’un mois. Toutefois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, le délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires.
• Nous sommes tenus de vous informer des moyens d’exercer ces droits, qui doivent être accessibles et sans pouvoir vous refuser l’exercice du droit au seul motif que vous avez choisi un autre moyen. Si la demande est faite par voie électronique, les informations seront fournies par voie électronique dans la mesure du possible, sauf demande contraire de votre part.
• Si, pour quelque raison que ce soit, il n’est pas donné suite à la demande, nous vous informerons des raisons de cette décision dans un délai d’un mois et de la possibilité de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

Afin de faciliter l’exercice des droits susmentionnés, nous fournissons ci-dessous des liens vers le formulaire de demande pour chacun d’entre eux :

– Formulaire d’exercice du droit d’accès

– Formulaire d’exercice du droit de rectification

– Formulaire d’exercice du droit d’opposition

– Formulaire d’exercice du droit de suppression (“droit à l’oubli”)

– Formulaire d’exercice du droit à la limitation du traitement

– Formulaire d’exercice du droit à la portabilité

– Formulaire d’exercice du droit à ne pas faire l’objet de décisions individuelles automatisées

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : dpo@civitatis.com.

En cas de violation de vos droits, notamment lorsque vous n’avez pas obtenu satisfaction dans l’exercice de vos droits, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (coordonnées disponibles à l’adresse www.aepd.es), ou d’une autre autorité de contrôle compétente. Vous pouvez également obtenir de plus amples informations sur vos droits en contactant ces organismes.

Origine des données : Les données personnelles sont fournies par les participants au concours.

Dans le cas où des tiers fournissent des données, la personne qui le fait assume la responsabilité de les informer au préalable de toutes les dispositions de l’article 14 du règlement général sur la protection des données dans les conditions établies dans ledit précepte.

Mesures de protection des données à caractère personnel : Nous nous engageons à protéger les données à caractère personnel que nous traitons. Nous utilisons des mesures, des contrôles et des procédures physiques, organisationnelles et technologiques raisonnablement fiables et efficaces visant à préserver l’intégrité et la sécurité de vos données et à garantir votre vie privée.

En outre, tous les membres du personnel ayant accès aux données à caractère personnel ont été formés et sont conscients de leurs obligations en ce qui concerne le traitement de ces données.

Dans le cas des contrats que nous signons avec nos prestataires, nous incluons des clauses exigeant d’eux qu’ils maintiennent l’obligation de secret concernant les données à caractère personnel auxquelles ils ont eu accès en vertu de la commande passée, et qu’ils mettent en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience permanentes des systèmes et des services de traitement des données à caractère personnel.

Toutes ces mesures de sécurité sont régulièrement réexaminées pour s’assurer de leur adéquation et de leur efficacité.

Toutefois, une sécurité absolue ne peut être garantie et aucun système de sécurité n’est impénétrable. Par conséquent, dans l’éventualité où des informations sous notre contrôle seraient compromises à la suite d’une violation de la sécurité, nous prendrons les mesures appropriées pour enquêter sur l’incident, informer l’autorité de surveillance, le cas échéant, et, si nécessaire, les utilisateurs susceptibles d’avoir été affectés, afin qu’ils prennent les mesures qui s’imposent.

Responsabilité des participants : Les participants sont responsables de la véracité des données, de toute donnée fausse ou inexacte qui pourrait être fournie, ainsi que de tout dommage, direct ou indirect, qui pourrait en résulter.

Huitièmement. – MODIFICATIONS ET ACCEPTATION

CIVITATIS se réserve le droit de modifier ou d’étendre ces règles promotionnelles, dans la mesure où cela ne porte pas préjudice ou atteinte aux droits des Participants au Concours.

La participation au Concours implique l’acceptation pleine et entière des présentes Bases juridiques par les Participants qui s’inscrivent au Concours, lequel, uniquement si CIVITATIS le juge opportun, pourra être consigné dans un acte autorisé par un notaire, bien qu’il soit toujours à la disposition de toute personne souhaitant le consulter.

NEUVIÈMEMENT. – DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION

Les présentes bases juridiques seront interprétées et régies conformément à la législation espagnole. Les cours et tribunaux de la ville de Madrid (Espagne) seront compétents pour résoudre toute réclamation ou tout litige pouvant survenir en relation avec la validité, l’interprétation ou l’exécution du présent règlement, en renonçant expressément à toute autre juridiction. Toutefois, avant de saisir les tribunaux, une solution à l’amiable sera proposée afin de résoudre tout conflit découlant du présent Concours.