Bases legales del concurso “20.000 € en premios para agencias de viaje”

Primera. – EMPRESA ORGANIZADORA, OBJETO, DURACIÓN Y ÁMBITO

La organización del concurso y sorteo promocional está promovida por la empresa Civitatis Tours S.L. (en adelante, “CIVITATIS”), con domicilio en Calle Coloreros 2, 28013, Madrid.

CIVITATIS organiza, con fines promocionales el concurso “20.000 € en premios para agencias de viaje” (en adelante, el “Concurso”) de ámbito internacional, a desarrollar a través de Internet, cuya participación está abierta a todas las Agencias registradas en la plataforma B2B de CIVITATIS (https://www.civitatis.com/es/agencias/).

El Concurso se iniciará el día 15 de julio de 2024 y finalizará el día 15 de septiembre de 2024. 

No obstante lo anterior, CIVITATIS se reserva el derecho de modificar a su conveniencia las fechas del Concurso.

Segunda. – REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

Podrán participar en el Concurso todas aquellas Agencias (en adelante, los “Participantes”) que acepten las presentes Bases Legales y cumplan las siguientes normas de participación:

• Estar registrada y contar con un perfil válido en la plataforma B2B de CIVITATIS (https://www.civitatis.com/es/agencias/).
• Alcanzar un importe de ventas superior a quinientos euros (500€) en el periodo comprendido entre el 15 de julio de 2024 al 15 de septiembre de 2024.

A los efectos de alcanzar la cifra mínima de participación, únicamente serán contabilizadas aquellas reservas formalizadas entre el día 15 de julio de 2024 y el día 15 de septiembre de 2024 y que no hayan sido canceladas, quedando expresamente excluidas aquellas reservas realizadas antes del 15 de julio de 2024 con fecha de disfrute en el periodo establecido. 

Asimismo, solamente serán objeto de contabilización las reservas efectuadas por actividades turísticas, excursiones y traslados de CIVITATIS que sean de pago (es decir, conlleven un coste), quedando expresamente excluidas del cómputo las reservas de actividades free tour o que no conlleven ningún coste.

Las Agencias deberán de estar registradas en la plataforma B2B de CIVITATIS con CIF o documento de identificación fiscal equivalente para Personas Jurídicas, quedando expresamente excluida la participación de Personas Físicas. 

CIVITATIS se reserva el derecho a poder eliminar del importe total de ventas computadas, a su entera discreción, todas aquellas reservas canceladas o que muestren indicios o sospechas de incurrir en fraude, manipulación o cualquier otro tipo de conducta dolosa.

Tercera. – PREMIOS, CONDICIONES DEL CONCURSO Y OTORGAMIENTO

En concreto, se seleccionarán las Agencias ganadoras realizando un sorteo mediante la aplicación EasyPromos entre todas las Agencias que hayan cumplido los requisitos de participación.

Los Participantes que no hayan seguido todos los pasos de la dinámica quedarán automáticamente eliminados del sorteo. Cualquier perfil que se detecte como falso o que cometa actos fraudulentos también se eliminará del sorteo.

Una vez CIVITATIS tenga conocimiento de quién son los ganadores, se comunicarán a partir del día 30 de septiembre de 2024 a través de la Newsletter de CIVITATIS, publicando el nombre de las Agencias agraciadas con el correspondiente premio asignado.

Los premios del presente Concurso que podrían otorgarse, concretamente, consisten en:

1. Tres premios independientes, consistentes en un viaje valorado en cuatro mil euros (4.000€) para dos personas por el destino elegido por el agente de viaje de la Agencia agraciada.

Incluye:

• Vuelo de ida y vuelta (limitados a un máximo de 1500 € en total).
• Hotel para siete (7) noches de hotel (limitados a un máximo de 1.500€ en total).
• Actividades, seguro, traslados de Civitatis.com elegidas y reservadas por team Civitatis (limitados a un máximo de 1.000€).

Todos los conceptos anteriores tienen una limitación conjunta por un importe máximo de 4.000€. 

Asimismo, en caso de que el coste definitivo de alguna de las partes que integran el premio (valoradas de forma independiente), superase alguno de los límites económicos máximos mencionados arriba, CIVITATIS transferirá al ganador el importe económico límite que corresponda de la parte del premio cuyo coste sea superior al límite máximo mencionado, a la cuenta bancaria titularidad del ganador que le indique a CIVITATIS, debiendo ser costeado por el ganador el exceso de la parte proporcional del sobrecoste que corresponda, a cuenta y riesgo del ganador.

En cuanto a las condiciones del premio: (i) las fechas son bajo petición del ganador y sujeto a disponibilidad de las actividades mencionadas previamente en la web de CIVITATIS, (ii) una vez el ganador confirme las fechas en las que desea disfrutar del premio, no se podrán hacer cambios, (iii) el premio será válido para viajar entre el día 1 de noviembre de 2024 y el 30 de junio de 2025 (iv) no se incluyen gastos de vuelos, transporte, comidas, propinas, excursiones, o gastos extras no descritos (v) los sobrecostes de los gastos de vuelos, transporte y/o alojamiento deberán ser asumidos por el agraciado, y (vi) los premios son intransferibles y no podrán ser canjeados por dinero en efectivo u otro producto.

2. Seis premios independientes, consistentes en una tarjeta regalo de CIVITATIS valorada en quinientos euros (500€) para el Agente de viajes -de la Agencia agraciada- con mayor facturación en el periodo del Concurso  y una recarga por importe de quinientos euros (500€) en el Wallet del perfil de Agencia agraciada registrada en la plataforma B2B de CIVITATIS .

En cuanto a las condiciones del premio: (i) La Agencia comunicará a CIVITATIS los datos del Agente de viajes con mayor facturación para la gestión y entrega de la Tarjeta Regalo CIVITATIS (ii) El importe de la Tarjeta Regalo CIVITATIS y de la recarga en el Wallet de las Agencias agraciadas serán canjeables únicamente para la reserva de actividades disponibles en la página web de CIVITATIS. Este premio es intransferible y no podrá ser canjeado por dinero en efectivo u otro producto diferente de las actividades disponibles en la página web de CIVITATIS.

3. Ocho premios independientes, consistentes en una Tablet Lenovo (modelo M10 Plus 10,6″, 128 GB).

En cuanto a las condiciones del premio: (i) Este premio es intransferible y no podrá ser canjeado por dinero en efectivo u otro producto diferente de las actividades disponibles en la página web de CIVITATIS. 

Condiciones generales aplicables a todos los premios:

En caso de que el ganador (Agencia agraciada) esté domiciliado en el extranjero (fuera de España o Unión Europea) y, en caso de que CIVITATIS tenga que realizarle una transferencia al ganador por alguno de los límites comentados, previamente CIVITATIS realizará la correspondiente conversión de euros (EUR) a dólares estadounidenses (USD), según el tipo de cambio correspondiente al día de realización de la transferencia, efectuando la transferencia bancaria correspondiente en dólares estadounidenses (USD) quedando expresamente eximida CIVITATIS de cualquier responsabilidad u obligación respecto al tipo de cambio que fuese aplicado (ya sea por CIVITATIS y/o el banco emisor y/o receptor), sin que el ganador pueda reclamar a CIVITATIS por este concepto.

Todos los premios incluidos en el presente sorteo (un total de diecisiete (17) premios) serán asignados a diecisiete (17) Agencias distintas (cada participación de una Agencia, da derecho a ganar un solo premio, no siendo acumulativa a varios premios). Si durante la realización del sorteo, ya sea por error o cualquier otra causa, una misma Agencia resultase premiada por segunda vez, no podrá serle otorgado un segundo premio por ya haber resultado ganadora de un premio anterior, siendo nuevamente sorteado el premio de forma aleatoria para su atribución a otra Agencia distinta que no haya sido previamente agraciada. 

Si cualquiera de las Agencias ganadoras no pudiera ser localizada o contactada dentro de los siete (7) días naturales siguientes a la fecha de la comunicación de CIVITATIS, el premio será otorgado a la siguiente Agencia en el tiempo en cumplir con los requisitos de participación y se entenderá que la  primera Agencia ganador renuncia de forma irrevocable al premio concedido. En caso de que no pudiese localizarse al Participante suplente en un nuevo plazo de siete días (7) naturales desde la comunicación remitida por CIVITATIS el premio quedará desierto.

Correrán a cuenta y cargo de la Agencia ganadora cualesquiera cargas tributarias que la aceptación del premio pudiera suponerle, así como cualquier otro gasto derivado del Concurso que no esté expresamente asumido por CIVITATIS en las presentes Bases Legales.

Cuarta. – FISCALIDAD DEL PREMIO

Al premio recogido en las presentes bases le será de aplicación todas las disposiciones de carácter fiscal pertinentes, según la legislación española en vigor.

El ganador deberá cumplir con las obligaciones tributarias inherentes al premio adjudicado.

En la medida en que los participantes de este concurso (Agencias registradas en la plataforma B2B de Civitatis) lleven a cabo explotaciones económicas y los premios obtenidos en el mismo deriven del ejercicio de las mismas (esto es, servicios de agencias de viajes), los premios no quedarán sujetos a retención cuando los agraciados sean personas jurídicas residentes en España. Esto también será de aplicación cuando el agraciado no sea residente fiscal en España pero exista un Convenio para evitar la Doble Imposición con su país de residencia.  

Cuando el agraciado no sea residente fiscal en España y no haya Convenio para evitar la Doble Imposición con su país de residencia, el premio quedará en su caso sujeto a retención del IRNR en la medida en que del mismo se deriven derechos que deban cumplirse en territorio español. Ello, en los términos y condiciones que establezca la normativa fiscal y tributaria vigente en cada momento y en el porcentaje legalmente en vigor para no residentes en España.

CIVITATIS se hará cargo de la retención o ingreso a cuenta que corresponda en su caso, ingresandola en la Agencia Estatal de Administración Tributaria por cuenta del agraciado.

Aparte de esta aportación, el cumplimiento de las restantes obligaciones fiscales que el otorgamiento de este premio implique para los ganadores serán exclusivamente por cuenta del agraciado, por lo que CIVITATIS queda relevado de cualquier otra responsabilidad.

A este efecto, y en los supuestos que así se requiera, CIVITATIS emitirá y enviará un certificado con los datos correspondientes al premio que se le ha otorgado y la retención o ingreso a cuenta efectuados en su caso, conforme a lo dispuesto en la normativa fiscal y tributaria que resulte de aplicación y que se encuentre vigente en cada momento.

Quinta.- LIMITACIONES

Al aceptar estas Bases Legales, los Participantes consienten que CIVITATIS excluya o descalifiquen estas participaciones del Concurso.

Se considerarán nulas aquellas participaciones que se hayan realizado posteriormente a la fecha de finalización del Concurso, así como las que no cumplan con los requisitos establecidos en el apartado segundo de las presentes Bases Legales. CIVITATIS se reserva el derecho de excluir del Concurso a aquellos Participantes que sospeche o detecte que hayan participado de cualquier manera fraudulenta. 

CIVITATIS podrá ejercer este derecho en cualquier momento, incluso una vez hayan sido comunicadas las Agencias ganadoras del sorteo, reservándose el derecho a retirar el premio concedido a la Agencia ganadora y otorgándoselo de forma aleatoria a otro Participante.  

Si se evidenciase que los ganadores o suplentes no cumplen con los requisitos exigidos en las Bases, o bien no acreditaran lo que les sea solicitado, su participación se considerará nula y quedarán automáticamente excluidos del Concurso perdiendo todo derecho sobre el premio otorgado en virtud de este Concurso.

El premio entregado no será susceptible de cambios, alteraciones o compensaciones a petición de los ganadores, no pudiendo ser canjeado por cualquier otro producto ni por dinero. CIVITATIS se reservan el derecho, si concurre justa causa y previa comunicación en legal forma, de efectuar cualquier cambio, suspender o ampliar este Concurso.

Se establece un plazo de quince (15) días naturales desde la fecha de la concesión del premio, para efectuar cualquier reclamación motivada por este Concurso. Una vez transcurridos los quince (15) días naturales desde la fecha de concesión del premio, se procederá a la formalización y/o gestión del viaje.

Se deja constancia por el presente documento de que los Participantes no tienen que abonar, como consecuencia del sorteo propuesto, cantidad adicional alguna a CIVITATIS.

CIVITATIS se reserva, en caso de obligada necesidad, el derecho de sustituir los premios por otros de similares características.

Sexta. – EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD.

A título enunciativo y no limitativo, CIVITATIS no se responsabiliza de las siguientes circunstancias:

• Del uso que hagan el ganador respecto del premio objeto del presente Concurso.
• De los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan deberse a la falta temporal de disponibilidad o de continuidad del funcionamiento de las redes de telecomunicaciones.
• De los servicios prestados por cualquier otra entidad con la que CIVITATIS colabore en la prestación de los servicios al ganador, como consecuencia de los premios entregados, así como los derivados de una actuación negligente en el disfrute de los mismos.
• De los casos de fuerza mayor o caso fortuito que pudieran impedir la realización del Concurso o el disfrute total o parcial de su premio. En caso de que este Concurso no pudiera realizarse, bien por fraudes detectados en la misma, errores técnicos, o cualquier otro motivo que no esté bajo el control de CIVITATIS y que afecte al normal desarrollo del Concurso, CIVITATIS se reserva el derecho a cancelar, modificar, o suspender la misma.

Séptima. – PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Responsable del tratamiento de los datos: Los datos personales facilitados como consecuencia de su participación en el presente concurso serán tratados por CIVITATIS TOURS S.L. (CIVITATIS), domicilio social en C/ Coloreros 2, 28013, Madrid y e-mail de contacto civitatis@civitatis.com.

Delegado de protección de datos: El DPD es una figura, legalmente prevista, que tiene como funciones principales las de informar y asesorar a nuestra entidad sobre las obligaciones que le afectan en materia de protección de datos personales y supervisar su cumplimiento. 

Además, el DPD actúa como punto de contacto para cualquier cuestión relativa al tratamiento de datos personales, por lo que, si tiene cualquier consulta, duda o sugerencia en relación con cómo usamos sus datos personales, puede usted dirigirse a él: dpo@civitatis.com.

Finalidad del tratamiento de los datos: Tratamos los datos personales que nos facilite con los siguientes fines:

a.               Para gestionar su participación en el presente concurso, así como la entrega de premios.

b.               Para dar a conocer a los ganadores del concurso a través de los medios descritos en los presentes términos y condiciones. En concreto, mediante la publicación del nombre comercial de las Agencias agraciadas a través de la Newsletter de CIVITATIS.

La entrega de los datos para las finalidades indicadas es obligatoria, no pudiendo participar en el presente concurso en caso contrario.

Conservación de los datos: Como regla general, los datos personales serán conservados mientras dure el concurso y, tras este, mientras pueda surgir algún tipo de responsabilidad legal aparejada al mismo. Los datos de los ganadores permanecerán publicados por un plazo indefinido.

Los datos tratados para la remisión de comunicaciones comerciales (datos identificativos y de contacto) serán conservados indefinidamente, hasta que el usuario revoque su consentimiento o se oponga a dicho tratamiento de datos.

Base legitimadora: La base legal para el tratamiento de sus datos es la ejecución de la relación contractual surgida como consecuencia de la aceptación de los términos y condiciones que rigen la participación en el concurso. 

De conformidad con lo indicado en las presentes bases, uno de los premios consistirá en la entrega de una tarjeta regalo de CIVITATIS al Agente de viajes de la Agencia ganadora que más haya facturado. En virtud de lo anterior, la Agencia deberá comunicar a CIVITATIS los siguientes datos del Agente: Nombre, apellidos y correo electrónico. La Agencia se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Informar al Agente sobre el tratamiento de sus datos personales en virtud de lo establecido en el artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), incluyendo la cesión de sus datos a CIVITATIS, habiendo obtenido su consentimiento expreso para su utilización con objeto de que CIVITATIS pueda ponerse en contacto con él y hacerle entrega de la tarjeta regalo de la entidad, autorizando su cesión con dicho fin.

2. La Agencia deberá facilitar a CIVITATIS prueba del consentimiento obtenido del Agente, de conformidad con lo indicado en la letra a) anterior, como requisito previo para que esta compañía le haga entrega del premio de una tarjeta regalo. CIVITATIS podrá suspender la entrega del premio si la Agencia no acredita que dispone del consentimiento referenciado.

Destinatarios de los datos: Los datos serán tratados de manera confidencial, si bien, por la propia operativa del concurso, los datos de los participantes podrán ser cedidos a los siguientes terceros:

a.            Las Administraciones Públicas competentes, en los casos previstos en la Ley y para los fines en ella definidos.

b.           Los datos de los ganadores serán publicados a través de la Newsletter de CIVITATIS. 

Ejercicio de derechos RGPD: Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos. 

En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. 

En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. Si usted ha otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. En estos supuestos dejaremos de tratar los datos o, en su caso, dejaremos de hacerlo para esa finalidad en concreto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Además, la normativa en materia de protección de datos permite que pueda oponerse a ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, cuando proceda. 

Los antedichos derechos se caracterizan por lo siguiente:

• Su ejercicio es gratuito, salvo que se trate de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas (p. ej., carácter repetitivo), en cuyo caso podrá cobrarse un canon proporcional a los costes administrativos soportados o negarse a actuar
• Puede ejercer los derechos directamente o por medio de tu representante legal o voluntario
• Se debe responder a su solicitud en el plazo de un mes, aunque, si se tiene en cuenta la complejidad y número de solicitudes, se puede prorrogar el plazo en otros dos meses más.
• Tenemos la obligación de informarle sobre los medios para ejercitar estos derechos, los cuales deben ser accesibles y sin poder denegarle el ejercicio del derecho por el solo motivo de optar por otro medio. Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se facilitará por estos medios cuando sea posible, salvo que nos solicite que sea de otro modo.
• Si, por cualquier motivo, no se diese curso a la solicitud, le informaremos, a más tardar en un mes, de las razones de ello y de la posibilidad de reclamar ante una Autoridad de Control

A fin de facilitar el ejercicio de los referidos derechos, le facilitamos a continuación los enlaces al formulario de solicitud de cada uno de ellos:

·        Formulario ejercicio del derecho de acceso

·        Formulario de ejercicio del derecho de rectificación

·        Formulario de ejercicio del derecho de oposición

·        Formulario de ejercicio del derecho de supresión (derecho “al olvido”)

·  Formulario de ejercicio del derecho a la limitación del tratamiento

·        Formulario de ejercicios del derecho a la portabilidad

·  Formulario de ejercicio a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas

Para ejercer cualquiera de estos derechos envíenos un mensaje a dpo@civitatis.com.

Frente a cualquier vulneración de sus derechos, especialmente cuando usted no haya obtenido satisfacción en su ejercicio, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (datos de contacto accesibles en www.aepd.es), u otra autoridad de control competente. También puede obtener más información sobre los derechos que le asisten dirigiéndose a dichos organismos.

Origen de los datos: Los datos personales son facilitados por los participantes en el concurso. 

En el caso de que se faciliten datos terceros, quien lo haga asume la responsabilidad de informarles previamente de todo lo previsto en el artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos en las condiciones establecidas en dicho precepto.

Medidas de protección de los datos personales: Tenemos el firme compromiso de proteger los datos personales que tratamos. Utilizamos medidas, controles y procedimientos de carácter físico, organizativo y tecnológico, razonablemente fiables y efectivos, orientados a preservar la integridad y la seguridad de sus datos y garantizar su privacidad. 

Además, todo el personal con acceso a los datos personales ha sido formado y tiene conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de sus datos personales.

En el caso de los contratos que suscribimos con nuestros proveedores incluimos cláusulas en las que se les exige mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que hayan tenido acceso en virtud del encargo realizado, así como implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento de los datos personales.

Todas estas medidas de seguridad son revisadas de forma periódica para garantizar su adecuación y efectividad.

Sin embargo, la seguridad absoluta no se puede garantizar y no existe ningún sistema de seguridad que sea impenetrable por lo que, en el caso de cualquier información objeto de tratamiento y bajo nuestro control se viese comprometida como consecuencia de una brecha de seguridad, tomaremos las medidas adecuadas para investigar el incidente, notificarlo a la Autoridad de Control, si procede y, en caso necesario, a aquellos usuarios que se hubieran podido ver afectados para que tomen las medidas adecuadas. 

Responsabilidad de los participantes: Los participantes responden de la veracidad de los datos, haciéndose responsable de los datos falsos e inexactos que pudiera proporcionar, así como de los daños y perjuicios, directos o indirectos, que pudieran derivarse.

Octava. – CAMBIOS Y ACEPTACIÓN

CIVITATIS se reserva el derecho de modificar o ampliar estas bases promocionales, en la medida que no perjudique o menoscabe los derechos de los Participantes en el Concurso.

La participación en el Concurso comporta la íntegra aceptación de estas Bases Legales por parte de los Participantes que se inscriban en el presente Concurso, las cuales, solo si CIVITATIS lo estima oportuno, podrán protocolizarse en Acta autorizada por un Notario, si bien las mismas siempre estarán a disposición de cualquier persona que desee consultarlas

Novena. – LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Estas Bases Legales se interpretarán y regirán de conformidad con la ley española. Serán competentes para resolver cualquier reclamación o controversia que pudiera plantearse en relación con la validez, interpretación o cumplimiento de estas bases, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Madrid (España). No obstante, y con carácter previo a la vía judicial, se tratará de resolver de forma amistosa cualquier conflicto que se derive del presente Concurso.