Política de privacidad y protección de datos

1.- Derecho de la información

Ponemos a tu disposición la presente Política de Privacidad con la finalidad de informarte detalladamente sobre cómo tratamos tus datos personales y protegemos tu privacidad y la información que nos proporcionas.

Si, en el futuro, introdujésemos modificaciones sustanciales en esta Política de Privacidad, te lo comunicaremos, de modo que puedas conocer las nuevas condiciones de privacidad que se adopten.

Te informamos a continuación, en forma de preguntas y respuestas, de las condiciones en las que CIVITATIS trata tus datos personales:

2.- ¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos?

• - Identidad: Civitatis Tours, S.L. ("CIVITATIS")
• - NIF: B-86899440
• - Dirección: C/ Coloreros, 28013 Madrid (España)
• - Correo electrónico: dpo@civitatis.com 

3.- ¿Quién es el Delegado de Protección de Datos (DPD) de CIVITATIS y cómo puede ayudarte?

El DPD es una figura, legalmente prevista, que tiene como funciones principales las de informar y asesorar a CIVITATIS sobre las obligaciones que le afectan en materia de protección de datos personales y supervisar su cumplimiento.

Además, el DPD actúa como punto de contacto para cualquier cuestión relativa al tratamiento de datos personales, por lo que, si tienes cualquier consulta, duda o sugerencia, sobre cómo usamos tus datos personales, puedes dirigirte a él escribiendo a dpo@civitatis.com

4.- ¿Con qué finalidad tratamos tus datos personales?

Tratamos los datos personales que nos facilites con los siguientes fines:

La gestión de la relación con nuestros clientes y la facturación y cobro de los servicios. Para más información sobre este tratamiento de datos, puedes consultar el correspondiente apartado de Protección de Datos de Carácter Personal en las Condiciones Generales de Uso.

La gestión de las relaciones con nuestros proveedores. Para más información sobre este tratamiento de datos se pone a disposición de los proveedores los correspondientes “Términos y Condiciones Generales de Contratación con Proveedores”, que deben ser aceptados por éstos y que incorporan la información sobre el tratamiento de sus datos personales. Esta información sobre el tratamiento de datos de los proveedores aplica tanto a aquellos proveedores que operan las actividades y, por tanto, que prestan los servicios contratados por los clientes, como a los proveedores de servicios estructurales que sean contratados por CIVITATIS.

La gestión de las relaciones con nuestras agencias. Para más información sobre este tratamiento de datos se pone a disposición de las agencias las “Condiciones Generales con Agencias”, que deben ser aceptadas por éstas y que incorporan un apartado específico sobre el tratamiento de sus datos personales.

La gestión de las relaciones con nuestros afiliados. Para más información sobre este tratamiento de datos se pone a disposición de los afiliados las “Condiciones generales programa de afiliados”, que deben ser aceptadas por éstos y que incorporan un apartado específico sobre el tratamiento de sus datos personales.

La gestión de las relaciones con nuestros alojamientos. Para más información sobre este tratamiento de datos se pone a disposición de los Alojamientos las “Condiciones generales con alojamientos”, que deben ser aceptadas por éstos y que incorporan un apartado específico sobre el tratamiento de sus datos personales.

Canalizar las solicitudes de información, sugerencias y reclamaciones que nos pueda hacer llegar el usuario por cualquier medio de contacto habilitado al efecto, contactar con el remitente de la información, dar respuesta a su petición o consulta y hacer un seguimiento posterior. El hecho de facilitar los datos con este fin es voluntario, aunque, en caso de no hacerlo, no se podrá responder a la solicitud, consulta o reclamación. Por tanto, la comunicación de los datos personales a estos efectos es un requisito necesario para que podamos atender esas peticiones.

El envío de comunicaciones comerciales de nuestros servicios, tal y como se indica en cada una de las condiciones generales referenciadas y en la presente política de privacidad. En relación con el envío de las referidas comunicaciones, con base en la información facilitada, podemos elaborar perfiles comerciales, para ofrecerte los productos y servicios que mejor se ajusten a tus intereses.

En caso de que nos remitan un Curriculum Vitae (CV), lo trataremos para disponer de información de aquellas personas que desean hacer prácticas y/o trabajar en CIVITATIS con objeto de poder llevar a cabo los correspondientes procesos de selección de personal. Para más información sobre este tratamiento de datos puedes consultar la política de protección de datos para candidatos.

En caso de que los usuarios realicen comentarios en el blog de CIVITATIS (https://www.civitatis.com/blog/), sus datos serán tratados para publicar los mismos junto con el nombre de la persona que lo publiquen. La entrega de los datos para este fin no es obligatoria, en cuyo caso no podrán publicarse los comentarios conforme a lo indicado. En el supuesto de que el usuario no desee ser identificado junto con su comentario, podrá incluir un pseudónimo o realizar el comentario de forma anónima.

Si los usuarios desean hacer uso del servicio “Regala CIVITATIS” (https://www.civitatis.com/es/regalar/), los datos serán tratados para poder tramitar la tarjeta regalo solicitada, así como para enviársela, en su caso, al destinatario que proceda. La entrega de los datos es obligatoria ya que, de lo contrario, no se podrá efectuar la compra de la tarjeta regalo y realizar su envío, en su caso.

La gestión de las participaciones/inscripciones en los concursos organizados por CIVITATIS, de conformidad con lo que se indique en la política de protección de datos incorporada en sus bases legales. Los usuarios deberán leer esta política de protección de datos cuando se inscriban o deseen participar un concurso, para estar informados sobre el tratamiento de sus datos.

En caso de que seas amigo y/o seguidor de cualesquiera de las redes sociales de CIVITATIS, trataremos tus datos para mantenerte informado de nuestras actividades y promociones a través de dichos canales. El hecho de facilitar los datos con este fin es voluntario, aunque, en caso de no querer hacerlo, no podrás ser amigo y/o seguidor de CIVITATIS en la correspondiente red social. Las categorías de datos que se tratan con este fin son datos identificativos.

5.- ¿Durante cuánto tiempo trataremos tus datos?

Sólo conservamos tus datos por el periodo de tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recogidos, dar cumplimiento a las obligaciones legales que nos vienen impuestas y atender las posibles responsabilidades que pudieran derivar del cumplimiento de la finalidad para la que los datos fueron recabados.

Los datos para la gestión de los clientes, proveedores, agencias, alojamientos y afiliados serán conservados durante el plazo marcado en las Condiciones Generales aplicables a cada uno de ellos.

Los datos tratados para atender solicitudes, peticiones, consultas o reclamaciones serán conservados durante el tiempo necesario para dar respuesta a ellas y darlas por definitivamente cerradas. Posteriormente, serán conservados a modo de histórico de comunicaciones durante el plazo que sea necesario para poder atender hipotéticas obligaciones legales.

Los datos para el envío de comunicaciones comerciales de nuestros productos o servicios serán conservados indefinidamente, hasta que, en su caso, el usuario manifieste su voluntad de suprimirlos o su deseo de dejar de recibir dichas comunicaciones.

Los datos que nos faciliten los candidatos serán conservados durante el plazo de tiempo indicado en la referida política de protección de datos para candidatos.

Los datos personales aparejados a los comentarios efectuados por los usuarios serán conservados indefinidamente, mientras se mantenga el comentario publicado o hasta que el usuario solicite la supresión de sus datos o la revocación del consentimiento. En el supuesto de que el usuario no desee ser identificado junto con su comentario podrá incluir un pseudónimo o publicarlo de forma anónima.

Los datos tratados para tramitar la compra de una tarjeta regalo de CIVITATIS, así como su envío, en su caso, serán conservados con ese fin durante todo el tiempo en que el contrato/servicio esté vigente. Una vez finalizada dicha relación, en su caso, los datos podrán ser conservados durante el tiempo exigido por la legislación aplicable y hasta que prescriban las eventuales responsabilidades derivadas del contrato.

Los datos tratados para la gestión de las participaciones/inscripciones en los concursos serán conservados de conformidad con lo que se indique en la política de protección de datos incorporada en sus bases legales, las cuales deberán ser leídas y aceptadas por los participantes.

Los datos facilitados a través de redes sociales serán conservados mientras permanezcas como amigo y/o seguidor de CIVITATIS en la correspondiente plataforma o red social. 

6.- ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de tus datos?

La base legal para el tratamiento de los datos de los clientes, proveedores, agencias, afiliados y alojamientos, viene reflejada en las Condiciones Generales aplicables a cada uno de ellos.

El tratamiento de datos personales para dar respuesta a los usuarios que se pongan en contacto con CIVITATIS a través de cualquier medio sobre sus solicitudes de información, peticiones, consultas y reclamaciones tiene como base el consentimiento de la persona interesada, salvo que dicha reclamación, consulta, petición o solicitud de información sea realizada por un cliente en virtud de los servicios contratados, en cuyo caso la base legitimadora será la reflejada en las condiciones generales aplicables a los mismos.

La oferta prospectiva de productos y servicios de CIVITATIS a los usuarios tiene como base el consentimiento, salvo en el caso de afiliados, alojamientos, proveedores, agencias, que se fundamenta en el interés legítimo, tal y como se indica en las condiciones generales aplicables a cada uno de ellos.

La base legitimadora del tratamiento de los datos personales de los candidatos viene reflejada en la referida política de protección de datos para candidatos.

Los datos personales facilitados con los comentarios de los usuarios serán tratados sobre la base del consentimiento de éstos.

Los datos tratados para tramitar la compra de una tarjeta regalo de CIVITATIS, así como su envío, serán tratados sobre la base de la ejecución del contrato que trae causa por la compra de dicha tarjeta.

Los datos tratados para la gestión de las participaciones/inscripciones en los concursos serán tratados de conformidad con lo indicado en las bases de participación de cada uno de ellos, las cuales serán tácitamente aceptadas por los usuarios como consecuencia de su participación en el concurso.

Los datos facilitados a través de redes sociales serán tratados sobre la base jurídica de su consentimiento.

El consentimiento puede revocarse en cualquier momento, comunicándonoslo por cualquier medio indicado en la presente Política. La retirada del consentimiento no afectará a la ejecución del contrato, en su caso, pero los tratamientos de datos con ese fin efectuados con anterioridad no perderán su licitud por el hecho de que el consentimiento se haya revocado.

Las categorías de datos tratadas son las que se soliciten en cada caso en los formularios o contratos, a través de los cuales nos facilites tus datos.

7.- ¿A qué destinatarios se comunicarán tus datos?

Los datos para el tratamiento de los clientes, proveedores, agencias, afiliados y alojamientos, serán cedidos de conformidad con lo indicado en las Condiciones Generales aplicables a cada uno de ellos.

Los datos personales facilitados con los comentarios serán publicados en la web, lo que implica una comunicación de datos personales, pudiendo ser visualizados por cualquier usuario que acceda a los mismos. En el supuesto de que el usuario no desee ser identificado junto con su comentario podrá incluir un pseudónimo o realizarlo de forma anónima.

Los datos de las personas que han adquirido una tarjeta regalo de CIVITATIS serán comunicados al destinatario de la misma, en su caso, para que conozca quién le ha efectuado el regalo.

Los datos de los participantes en los concursos podrán ser cedidos y/o publicados de conformidad con lo indicado en las bases de participación de cada uno de ellos.

El resto de datos no serán comunicados a terceros, salvo aquellas cesiones que deban hacerse por imponerlo la legislación vigente.

Aunque no se trata de una cesión de datos, puede ser que terceras empresas, que actúan como proveedores de CIVITATIS, accedan a tu información para llevar a cabo el servicio. Estos encargados acceden a tus datos siguiendo nuestras instrucciones y sin que puedan utilizarlos para una finalidad diferente y manteniendo la más estricta confidencialidad y en base a un contrato en el que se comprometen a cumplir las exigencias de la vigente normativa en materia de protección de datos personales.

8.- ¿Se producen transferencias internacionales de datos?

Pueden producirse transferencias internacionales de datos en los términos indicados en las condiciones generales de contratación aplicable a clientes, proveedores, agencias, alojamientos y afiliados, así como en las bases legales de participación de los concursos. Sin perjuicio de lo anterior, se informa de las siguientes trasferencias internacionales de datos habituales:

CIVITATIS contrata su infraestructura virtual para el almacenamiento de su base de datos según un modelo de “computación en la nube” a través de Google Drive, estando la información almacenada en EE.UU, al amparo del acuerdo Data Privacy Framework.

CIVITATIS utiliza la plataforma Sendgrid para el envío de comunicaciones transaccionales relacionadas con los servicios prestados, así como para las comunicaciones a los Alojamientos, Afiliados, Agencias y Proveedores. El uso de esta plataforma, propiedad de Twilio, implica transferencias internacionales de datos a EE.UU. No obstante, esta entidad ofrece garantías adecuadas de protección de datos al encontrarse firmadas las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (CCT). Puede encontrar más información aquí, así como copia del contenido de las CCT en el Anexo 3 de su Data Protection Addendum.

9.- ¿Se conoce la ubicación de los usuarios que se descargan la aplicación móvil de CIVITATIS?

Si te descargas la aplicación móvil de CIVITATIS se te solicitará autorización para poder acceder a tu ubicación con la finalidad de mostrarte actividades cercanas a la misma. Este tratamiento se basa en tu consentimiento como usuario, que podrás revocarlo en cualquier momento, deshabilitando esta autorización desde la aplicación móvil de CIVITATIS. El tratamiento de la ubicación no es necesario para el uso de la aplicación móvil de CIVITATIS, no pudiendo mostrarte en ese caso actividades cercanas a tu ubicación en caso de que no nos autorices a conocer la misma.

10.- ¿Cuáles son tus derechos cuando nos facilitas tus datos?

Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. Si has otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, tienes derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. En estos supuestos dejaremos de tratar los datos o, en su caso, dejaremos de hacerlo para esa finalidad en concreto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Además, la normativa en materia de protección de datos permite que puedas oponerte a ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de tus datos, cuando proceda.

Los antedichos derechos se caracterizan por lo siguiente:

- Su ejercicio es gratuito, salvo que se trate de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas (p. ej., carácter repetitivo), en cuyo caso, podrá cobrarse un cánon proporcional a los costes administrativos soportados o negarse a actuar.

- Puedes ejercer los derechos directamente o por medio de tu representante legal o voluntario.

- Se debe responder a su solicitud en el plazo de un mes, aunque, si se tiene en cuenta la complejidad y número de solicitudes, se puede prorrogar el plazo en otros dos meses más.

- Tenemos la obligación de informarte sobre los medios para ejercitar estos derechos, los cuales deben ser accesibles y sin poder denegarte el ejercicio del derecho por el solo motivo de optar por otro medio. Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se facilitará por estos medios cuando sea posible, salvo que nos solicite que sea de otro modo.

- Si, por cualquier motivo, no se diese curso a la solicitud, te informaremos, a más tardar en un mes, de las razones de ello y de la posibilidad de reclamar ante una autoridad de control.

A fin de facilitar el ejercicio de los referidos derechos, te facilitamos a continuación los enlaces al formulario de solicitud de cada uno de ellos:

- Formulario de ejercicio del derecho de acceso

- Formulario de ejercicio del derecho de rectificación

- Formulario de ejercicio del derecho de oposición

- Formulario de ejercicio del derecho de supresión (derecho “al olvido”)

- Formulario de ejercicio del derecho a la limitación del tratamiento

- Formulario de ejercicio del derecho a la portabilidad

- Formulario de ejercicio del derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas

Todos los derechos mencionados pueden ejercerse a través de los medios de contacto que figuran al principio.

Frente a cualquier vulneración de tus derechos, especialmente cuando no hayas obtenido satisfacción en su ejercicio, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (datos de contacto accesibles en www.aepd.es), u otra autoridad de control competente. También puedes obtener más información sobre los derechos que te asisten dirigiéndote a dichos organismos.

11.- ¿Cómo protegemos tus datos personales?

Tenemos el firme compromiso de proteger los datos personales que tratamos. Utilizamos medidas, controles y procedimientos de carácter físico, organizativo y tecnológico, razonablemente fiables y efectivos, orientados a preservar la integridad y la seguridad de tus datos y garantizar tu privacidad.

Además, todo el personal con acceso a los datos personales ha sido formado y tiene conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de tus datos personales.

En el caso de los contratos que suscribimos con nuestros proveedores, agencias, afiliados y alojamientos, incluimos cláusulas en las que se les exige mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que hayan tenido acceso en virtud del encargo realizado, así como implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento de los datos personales.

Todas estas medidas de seguridad son revisadas de forma periódica para garantizar su adecuación y efectividad.

Sin embargo, la seguridad absoluta no se puede garantizar y no existe ningún sistema de seguridad que sea impenetrable por lo que, en el caso de cualquier información objeto de tratamiento y bajo nuestro control se viese comprometida como consecuencia de una brecha de seguridad, tomaremos las medidas adecuadas para investigar el incidente, notificarlo a la autoridad de control y, en su caso, a aquellos usuarios que se hubieran podido ver afectados para que tomen las medidas adecuadas.

12.- ¿Cuál es tu responsabilidad como titular de los datos?

Al facilitarnos tus datos personales, nos garantizas que eres mayor de 14 años y que los datos facilitados son verdaderos, exactos, completos y actualizados.

A estos efectos, respondes de la veracidad de los datos y los deberás mantener convenientemente actualizados de modo que respondan a su situación real, haciéndote responsable de los datos falsos e inexactos que pudieras proporcionar, así como de los daños y perjuicios, directos o indirectos, que pudieran derivarse.

Si facilitas datos de terceros, asumes la responsabilidad de informarles previamente de todo lo previsto en el artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos, en las condiciones establecidas en dicho precepto.

13.- ¿Cómo hemos obtenido tus datos?

En aquellos casos en que el registro de usuario se efectúe mediante redes sociales, los datos personales que trataremos procederán de la red social de que se trate, a la que, previamente, el interesado habrá facilitado dichos datos para los fines previstos en sus correspondientes políticas de privacidad. Las categorías de datos que recabaremos desde la red social de que se trate son las que figuran en nuestro formulario de registro y que hayas facilitado a dicha red social. Si, para proceder al registro en nuestra web, fuesen imprescindibles más datos de los suministrados por la red social, deberás cumplimentarlos adicionalmente en nuestro formulario de registro, con sujeción a las condiciones de privacidad previstas en esta Política.

Con respecto a la compra de una tarjeta regalo de CIVITATIS, los datos del destinatario de la misma, en su caso, son facilitados por el comprador a la hora de cumplimentar el formulario correspondiente, facilitando los datos de contacto allí indicados: nombre y correo electrónico. El comprador es responsable de disponer de la autorización del destinatario de manera previa a facilitar sus datos a CIVITATIS.

Finalmente, en ocasiones, los datos de los clientes finales pueden ser facilitados por la agencia que procede a la contratación de la experiencia ofrecida por CIVITATIS en nombre de estos, a los efectos de que se puedan ofrecer los servicios contratados, tal y como se indica en las Condiciones Generales de Uso.